Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок “корона”.

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу – Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;3.

Свидетельство о ликвидации организации;4. Решение организации о ликвидации;5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.7.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: //proektarhiv.ru/sdacha_v_arhiv.html

Как подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет ее документов

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

подтверждение стажа работы

Сегодня не редко, когда граждане, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы, проходившей в период девяностых годов прошлого века. В то бурное десятилетие, в истории нашей страны происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества, в том числе и в сфере труда.

Предприятия меняли своих собственников, многие закрывались и открывались новые. Некоторые работодатели при закрытии своего предприятия исчезали вместе со всей документацией связанной с деятельностью предприятия оставляя своих работников без возможности подтвердить свой трудовой стаж на этом предприятии.

Как же подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина, пока еще является Трудовая книжка. И если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек №69 от 10.10.2003, разработанной Министерство труда, то обычно ни каких проблем не возникает.

Но, к сожалению иногда записи в трудовой книжке имеют ошибки и неточности: не заверенные исправления или исправления заверены не теми печатями, отдельные записи выполнены различным цветом чернил или в записи присутствуют фрагменты текста, внесенные разными почерками, записи не заверены печатью организации или заверены не той печатью, или печати не читаются, или нет подписи работодателя.

В этом случае гражданину придется подтверждать периоды работы, вызывающие сомнение у работников пенсионного фонда, соответствующими справками из архивов работодателя или, если предприятие ликвидировано, из других архивов, куда работодатель, закрывающий свое предприятие обязан сдать архив своего закрываемого предприятия.

Нужно сразу же отметить, смысл начинать поиск утраченных сведений о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату.

Потому что при «черной» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не производил обязательные страховые платежи в пенсионный фонд, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе страны или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки, подтверждающей период работы, ехать к месту, где располагалась организация, не требуется.

Достаточно отправить на это предприятие запрос о справке, по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте, предварительно позвонив на это предприятие.

Адреса, телефоны и электронную почту любого гражданского предприятия сегодня можно легко узнать  через любой интернет-поисковик.

Составить запрос очень просто. В заявлении в свободной форме напишите свою просьбу подтвердить факт вашей работы на предприятии в конкретный период времени и предоставлении сведений о вашей ежемесячной зарплате в этот период.

В запросе обязательно укажите полное ФИО (если фамилия изменилась — укажите информацию о ее смене), дату вашего рождения и, для женщин, даты рождения детей, обратный адрес. Укажите наименования предприятия, на котором вы работали и вашу должность. Приложите ксерокопию (или скан) вашей трудовой книжки.


Форму заявления в муниципальный архив можно посмотреть  .

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справку о периодах работы должен выдавать правопреемник.

Наличие правопреемника у ликвидированного предприятия нужно узнавать в налоговой инспекции по месту бывшего расположения ликвидированного предприятия.

Если правопреемник отсутствует, тогда нужные сведения вам придется разыскивать в архивах, для этого необходимо знать кому подчинялось ликвидированное предприятие:

— если предприятие было федерального подчинения, тогда нужно обращаться в федеральные архивы; — если регионального подчинения, то в госархив соответствующего региона;

— если муниципального подчинение, то в архиве муниципалитета.

Что делать, если сведения о деятельности предприятии отсутствуют в архиве?

Если предприятие ликвидировано и никаких документов о ее деятельности в архивах нет, подтвердить свою работу на этом предприятии гражданин может только свидетельскими показаниями.

Согласно главе V «Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» (утвержденных постановлением Правительства РФ 2.10.2014 г.

№1015), если архивы предприятия утрачены в связи со стихийным бедствием и восстановить их не возможно или они утрачены по иным причинам, не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.

Для этого гражданин должен написать заявление в орган пенсионного фонда по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов (части документов) ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин.

Само установление периодов работы гражданина, на основании свидетельских показаний, производится решением органа местного отделения ПФР по месту жительства свидетелей на основании их свидетельских личных показаний или, заверенных в установленном порядке, письменных показаний.
При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения ему пенсии.

Начиная с 1 января 2002 года, Пенсионный фонд РФ ввел индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. С тех пор все сведения о трудовой деятельности гражданина, работающего по трудовому договору, накапливаются на его индивидуальном счету и поэтому потерять эти сведения гражданин уже не сможет. В будущем планируется полностью отказаться от трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, тогда на нашем сайте вы можете задать свой вопрос, рассказав вашу конкретную ситуацию, наши адвокаты проанализируют ее и бесплатно вас проконсультируют, форма справа внизу ➥ 

Источник: //family-counselor.ru/archives/539

Порядок получения дубликата диплома – как восстановить диплом об образовании в связи с его утерей или порчей

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Процедура восстановления диплома и получения его дубликата – не такая уж и сложная. Гражданин, обучающийся в российском учебном заведении, имеет полное право на получение дубликата документа, подтверждающего его образование, и для этого не нужно собирать огромный документационный пакет или доказывать причину утраты, утери диплома.

Рассмотрим, как восстановить потерянный, испорченный диплом.

статьи:

Можно ли восстановить диплом о высшем или среднем специальном образовании при его утере или порче

В соответствии с российским законодательством, гражданин может получить дубликат потерянного или испорченного диплома. Данное право зафиксировано в пункте 1.5 Инструкции Минобрнауки России №65, от 10 марта 2005 года.

Кроме того, восстановлению подлежит не только диплом, но и приложение к нему, академическая справка. Если оформляют дубликат на диплом, то будут создавать дубликат на справку или приложение.

Но обращаем ваше внимание, если будет невозможно заполнить в полной форме дубликат приложения к диплому, то вы получите только дубликат главного документа. Выдача дубликата дополнительных документов предусмотрена той же Инструкцией.

ВУЗ без лицензии или аккредитации – стоит ли поступать, и какой диплом получат студенты

Учтите, что при восстановлении диплома не оплачиваются госпошлина, сборы и какие-либо другие расходы. Дубликат диплома выдается совершенно бесплатно.

Это прописано в пункте 16 статьи 60 Закона федерального уровня №273 «Об образовании в РФ», от 29 декабря 2012 года.

Поэтому, если с вас требуют плату за восстановление диплома, ссылайтесь на указанный закон, или обратитесь за помощью к квалифицированному юристу.

Документы для восстановления диплома об образовании

Для оформления дубликата диплома гражданину могут потребоваться такие документы:

  1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  2. Личное заявление с просьбой восстановить и выдать вам дубликат диплома.
  3. Свидетельство о заключении брака, если была изменения фамилия.
  4. Аттестат, подтверждающий, что гражданин окончил школу.
  5. Документ об образовании предыдущего учебного заведения. Не всегда его требуют.

Полный список документов, удостоверяющих личность гражданина РФ во всех необходимых для этого ситуациях

По сути, вам необходимы только первые два документа — паспорт и заявление. Они являются основными.

Но учебное заведение может выдвигать свои требования, поэтому можно заранее подготовить и другие бумаги, которые могут понадобиться.

Куда обращаться и как восстановить диплом об образовании, получить его дубликат – инструкция

Для того чтобы восстановить диплом, приложение к нему, гражданин должен следовать такой инструкции:

Шаг 1. Соберите документационный пакет.

Шаг 2. Обратитесь в секретариат образовательного учреждения, в котором вы обучались.

Шаг 3. Придите лично в учебное заведение, являющееся правопреемником, если у вас нет возможности посетить тот вуз или суз, который вы заканчивали.

Шаг 4. Напишите личное заявление на имя руководителя о предоставлении сведений об утерянном документе (серия, номер) и о выдаче его дубликата. В заявлении о выдаче дубликата диплома обязательно обозначьте годы обучения в вузе, год выдачи диплома, факультет, специальность, обстоятельства утраты диплома.

Шаг 5. Получите дубликат на руки. Документ может забрать сам выпускник или представитель, на которого оформлена нотариальная доверенность.

Заметьте, что уведомлять полицию об утере диплома не обязательно, это не паспорт.

Также нет необходимости прикладывать к заявлению документы, подтверждающие факт утраты. Достаточно написать заявление с просьбой восстановить диплом.

Сколько времени понадобится для восстановления диплома о высшем или средне-специальном образовании

Срок восстановления дубликата диплома составляет примерно 1 месяц. За это время в ВУЗе или СУЗе должны рассмотреть ваше заявление и оформить дубликат.

Однако, если вам срочно требуется подтвердить образование, можно обратиться в архивный отдел вашего учебного заведения, сделать копию диплома и заверить ее печатью. Она будет иметь такую же юридическую силу, как и дубликат.

Вуз реорганизован – как и где восстановить диплом об образовании?

Процедура восстановления диплома при реорганизации учебного заведения будет почти такая же, как мы описали выше.

Есть несколько нюансов, о которых вы должны знать.

Во-первых, выдача дубликатов дипломов, возлагается на:

  1. Учреждение-правопреемник расформированного учебного заведения.
  2. Органы государственного или местного управления, в введении которых находится архив с личными делами выпускников.
  3. Местный департамент образования.

Как получить место в общежитии иногороднему студенту – пошаговая инструкция

Если вуз реорганизован, необходимо обратиться для начала в вуз-правопреемник. Если же он ликвидирован, то обращаться нужно в архив, в котором хранятся документы уже несуществующего вуза.

Важно: Справки в архиве выдаются бесплатно на основании заявления. Заявление может быть написано в произвольной форме.

Срок выдачи справки: 5-7 дней.

В случае, когда архивных данных об образовании не нашлось, стоит обращаться в суд.

Наши юристы рекомендуют при возникших проблемах вначале обращаться в региональное Министерство образования. Сведения об обучающихся там хранятся в течение долгих лет, поэтому данные там есть наверняка.

Но если же вам там отказали, то следует готовить исковое заявление.

Можно ли получить дубликат диплома по почте, если учебное заведение находится в другом городе

Конечно же, можно обратиться в учебное заведение по почте, прислав все указанные выше документы и личное заявление. В заявлении обязательно следует прописать просьбу об отправке дубликата диплома по адресу заявителя.

Следует отправить заявление в ВУЗ заказным письмом с уведомлением о вручении (п. 34 гл. V Приказа Минобрнауки России № 112). Так вы получите подтверждение, что ваше письмо получили и рассмотрят.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: //pravo812.ru/useful/1351-poryadok-polucheniya-dublikata-diploma-kak-vosstanovit.html

Как получить свои документы от ВУЗа

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Каждый год становятся актуальными вопросы, которые связаны с поступлением абитуриентов в ВУЗ. Но не менее востребованным является вопрос, каким образом можно получить обратно ранее поданные в университет документы. В данной статье вы найдете ответ именно на этот вопрос.

В жизни любого студента может возникнуть ситуация, когда нужно забрать документы из высшего учебного заведения . Такая потребность обычно возникает в таких случаях:

  • отчисление;
  • перевод в другой ВУЗ;
  • переход с одного вида обучения на другой;
  • окончание университета;
  • поступление в другое учебное учреждение;
  • изменение места проживания;
  • медицинские показания;
  • прием на работу;
  • определенные семейные обстоятельства.

В любой из этих ситуаций студенту может понадобиться в кротчайшие сроки забрать свою документацию, которая находится на хранении в ВУЗе. Поэтому очень важно знать все нюансы, касающиеся такой ситуации.

Согласно действующего в стране законодательства, выдача документации в таких ситуациях осуществляется до момента окончания текущего рабочего дня.

Но только если соответствующее заявление и сопроводительная документация были поданы за два часа до завершения рабочего дня.

Если вы не успели вложиться в указанные сроки, тогда получить документы можно будет на следующий день в течение первых двух рабочих часов, т.е. еще до обеда. Но это все в теории. На практике же бывает гораздо сложнее получить обратно нужную документацию.

Для того чтобы запустить в высшем учебном заведении процедуру возврата ранее поданной документации, студенту следует написать заявление по определенной форме. Взять пример заявления можно в деканате.

Написанное заявление так же следует отнести в деканат. Но очень часто столь, как казалось бы, простая процедура может превратиться в «бег по кругу».

Причем с каждым годом такой вариант развития событий учащается.

На процедуру возврата документации может повлиять также один немаловажный фактор. Забрать все документы можно только после сформирования приказа об отчислении.

Если данный приказ не успел выйти, то появляются определенные нюансы, которые ВУЗ вправе использовать в собственных интересах. Одним из таких нюансов является задержка, вызванная с отсутствием этого самого приказа об отчислении.

Приказ считается первоочередным основанием для выдачи студенту всех документов.

Рассмотрим алгоритм возврата документации, поданной в ВУЗ:

  • написать собственноручно заявление о возврате документации. При этом мотивировать заявление не нужно. Лучше всего написать заявление сразу в двух экземплярах. На одном экземпляре следует поставить штамп, который подтверждает факт принятия сотрудниками ВУЗа заявления;
  • подписать обходной лист. Нужно обойти бухгалтерию, юристов, библиотеку, ученый совет и некоторые кафедры. На это может уйти несколько недель. Полностью подписанный обходный лист является подтверждением того, что студент не числится должником ни в одной из сфер студенческой жизни;
  • все собранные справки, обходные листы и другие документы, которые могут потребоваться в определенных ситуациях, следует принести в деканат;
  • сотрудники университета рассматривают заявление и поданную сопроводительную документацию. При положительном решении документы должны быть выданы в течение 2 часов в это же день или в начале следующего рабочего дня. Иногда нужно ожидать приказа об отчислении. На это может уйти до одного месяца, так как подобный приказ издается только на заседании кафедры. А она обычно проводится только один в раз месяц.

Только после этого становится возможным окончательный возврат регламентированных законом документов.

При неисполнении сотрудниками образовательного учреждения своих обязанностей, следует:

  1. написать письменное обращение ректору. Здесь уже необходимо мотивировать свою просьбу. Тут следует укатать, что при невыдаче документов, ректор будет нести личную ответственность, которая предусмотрена действующим в стране законодательством;
  2. получить в приемной ректора подтверждение того, что заявление было принято.

В случае, если и обращение к ректору не принесло желаемого результата, тогда человек может обращаться в Федеральную службу, которая осуществляет государственный надзор за сферой образования.

Заявление следует подать также и в районную прокуратуру, находящуюся по месту расположения образовательного учреждения. Здесь к заявлению нужно приложить копии заявлений с имеющимися на них отметками о том, что они оба были приняты в деканате и у ректора. Также копию обращения в вышестоящие органы следует подать в приемную ректора или деканат. 

Если и это обращение ни чего не дало, то нужно обратиться в последнюю инстанцию – суд. Обращаться надлежит в суд по месту расположения института. Однако, как правило, дело о возврате документов ВУЗом при отчислении студента не заходит так далеко, а оканчивается еще на уровне ректора.

Студенту должны вернуть те документы, которые ранее он подавал при поступлении. В этот перечень входят:

  • оригинал аттестата, подтверждающий получение оконченного среднего образования;
  • медицинская справка (оригинал );
  • копия выписки, содержащую информацию о результатах ЕГЭ;
  • копия паспорта.

Именно этот перечень должны вернуть заявителю сотрудники деканата. В момент выдачи обратите внимание на наличие всех документов, их целостность и внешний вид. При обнаружении повреждений или других дефектов, выданную документацию невозможно будет использовать для поступления в другое высшее учебно-образовательное заведение.

Как видим, такая простая процедура как возврат документации, поданной в высшее учебное учреждение, может иметь определённые трудности. Зная вышеприведенные нюансы, вы легко добьетесь положительного результата и пройдете всю процедуру за максимально короткий промежуток времени.

«Документы для поступления в ВУЗ»

На видео абитуриент рассказывает о необходимой документации для поступления в университет.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: //www.gosuslugi.ru/

Источник: //dokymenta.ru/obrazovanie/kak-poluchit-dokumenty-ot-vuza-2545/

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией.

Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания.

Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов.

Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов.

Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

в соц. сетях:

Источник: //www.archiv.ru/useful/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu-i-peredacha-ikh-v-arkhiv/

Как получить архивные документы

Как поступить, если нужна справка из архива но ВУЗ не сдал документы в архив?

Вы можете получить архивные справки, архивные копии, выписки, копии архивных документов и информационные письма на основе архивных документов, хранящихся в подведомственных учреждениях Главархива Москвы.

Все документы из этого перечня выдаются бесплатно:

  • справка для оформления трудовой пенсии (справка о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации);
  • справка о пребывании в детских домах (справка о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей);
  • справка об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
  • копия акта медицинского освидетельствования (копия акта освидетельствования районных бюро медико-социальной экспертизы, выданного до 2005 года);
  • справка об учебе (справка об учебе в подведомственных учреждениях Департамента образования и науки города Москвы);
  • справка о мобилизации (на трудовой фронт или в народное ополчение);
  • справка о пособии по безработице (о пособии по безработице, выплаченном до 2002 года, по документам территориальных управлений труда и занятости населения);
  • справка о награждении медалями, знаками, грамотами (для оформления звания ветерана труда);
  • копии приговоров (вынесенных Мосгорсудом). 

Для получения сведений о заработной плате и трудовом стаже, в том числе по документам партийных и комсомольских органов, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • нотариально заверенная копия свидетельства о рождении, смерти или заключении брака (при подаче запросов о подтверждении фактов трудового стажа и заработной платы умершего лица для оформления пенсии при потере кормильца);
  • документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
  • запрос, содержащий сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация (с учетом изменения фамилии, имени или отчества);
  • название организации в период работы и ее подчиненность до 1993 года;
  • период работы;
  • запрашиваемый период работы;
  • подчиненность организации до 31 декабря 1993 года.

Для получения сведений о создании (переименовании) организации вам понадобятся: 

  • документ, удостоверяющий личность;
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • название органа власти, выносившего решение о создании (переименовании) организации (или название вышестоящей организации, принявшей данное решение);
  • название организации предыдущее;
  • название организации последующее;
  • дата правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
  • номер правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
  • период принятия данного решения о создании (переименовании) организации (при отсутствии сведений о дате и номере правового акта, утвердившего создание (переименование) организации). 

Для получения сведений о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (детские дома, школы-интернаты и т.д.), вам понадобятся: 

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения: 
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период пребывания в учреждении);
  • название и номер учреждения с указанием района города Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы;
  • период пребывания в учреждении.

Для получения сведений об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения) вам понадобятся: 

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество опекуна (попечителя);
  • фамилию, имя, отчество подопечного;
  • название органа власти, принявшего решение об установлении опеки, попечительства;
  • период принятия данного решения.

Для получения копии акта медицинского освидетельствования в районных бюро медико-социальной экспертизы Москвы, выданного до 2005 года, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
  • название бюро медико-социальной экспертизы, в котором гражданин состоял на учете и проходил освидетельствование;
  • номер и дата последнего акта медицинского освидетельствования. 

Для получения сведений о прохождении обучения в высших и средних учебных заведениях, профессиональных технических училищах города Москвы вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период обучения);
  • название и номер учебного заведения с указанием района Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы, факультета;
  • период обучения.

Для получения сведений о мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение в годы Великой Отечественной войны вам понадобится:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества) в период мобилизации;
  • период принятия решения о мобилизации;
  • название организации, принимавшей решение о мобилизации (в период принятия решения), и ее подчиненность.

Для получения сведений о выплаченном по документам территориальных органов труда и занятости населения пособии по безработице в период до 2002 года вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащийследующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы;
  • название территориального органа труда и занятости населения города Москвы (или его адрес) с указанием административного округа (или адрес регистрации по месту жительства лица в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы);
  • период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения Москвы или получении пособия по безработице.

Для получения сведений о награждении медалями «В память 800-летия Москвы», «В память 850-летия Москвы», «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне», «Ветеран труда», «За доблестный труд к 100-летию со дня рождения В.И. Ленина», ведомственными наградами, почетными грамотами вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
  • запрос, содержащий следующиесведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период награждения;
  • название медали, знака, почетной грамоты или другого документа;
  • запрашиваемый период выдачи документа;
  • место работы (название организации) в период награждения;
  • должность.

Для получения копии приговора, вынесенного Московским городским судом, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
  • период вынесения приговора (год, годы);
  • статья Уголовного кодекса, действовавшего на момент вынесения приговора (Уголовный кодекс РСФСР или Уголовный кодекс Российской Федерации).

Запрос на получение архивных документов можно подать:

  • лично в центрах «Мои документы»;
  • онлайн — на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru. 

Для получения документа в центрах «Мои документы» вам придется дважды посетить любой из московских центров госуслуг: в первый раз — подать запрос на получение архивной информации, а спустя 20 рабочих дней прийти за ответом.

Для получения архивной информации о переименовании организации при указании числа, месяца, года и номера правового акта органа государственной власти или органа местного самоуправления услуга будет оказана через 11 рабочих дней.

При выборе услуги в электронном виде документ будет направлен вам в личный кабинет на сайте mos.ru или выдан при личном обращении в центре госуслуг «Мои документы». Способ получения документа необходимо указать при подаче запроса. Время подготовки справки — 20 рабочих дней.

За дополнительной информацией о предоставлении архивных документов вы можете обратиться:

  • на страницу Главархива Москвы на mos.ru;
  • позвонив по телефону Единой справочной службы Москвы: +7 (495) 777-77-77.

Расскажите друзьям

Источник: //www.mos.ru/otvet-dokumenti/kak-poluchit-arhivnye-dokumenty/

Юрист Лукин